arbetsgivarverket.se

Jobba Statligt

Kvalificerad administratör med intresse för utveckling

  • Yrkesroll

    Chefssekreterare

  • Anställning

    Heltid, Tills vidare

  • Lön

    Fast månads- vecko- eller timlön

  • Publicerad

    13 maj

  • Sök jobbet senast

    23 maj

Om jobbet

Ser du dig som en god och erfaren administratör, som vill utvecklas i din yrkesroll? Om du gillar att både planera och organisera samtidigt som du är skicklig på att sammanställa texter och göra presentationer, så är det dig vi letar efter. Hos oss får du ett omväxlande och roligt jobb på en arbetsplats som befinner sig mitt i samhällsdebatten.

Om tjänsten

Avdelningsadministratören är i första hand ett stöd till avdelningschefen, även om stöd till avdelningen i övrigt också ingår. Som avdelningsadministratör kommer du arbeta med omväxlande administrativa uppgifter som är både mindre och mer omfattande och som ofta har ett snabbt inflöde. Tjänsten innebär både självständigt arbete och samarbete med andra.

Centralt i rollen är att skapa struktur och ordning så att avdelningschefens vardag fungerar smidigt. I det ingår bland annat att planera och strukturera avdelningschefens kalender, att hantera mejl och att planera avdelningens gemensamma möten. Bland uppgifterna ingår också att boka lokaler, resor och konferenser samt att skriva mötesprotokoll.

Utöver de administrativa sysslorna förväntas du också kunna sammanställa texter och sätta ihop egna presentationer med bilder i Powerpoint. Det kan handla om material till konferenser och presentationer som avdelningschefen genomför. Det kan också handla om underlag som ska skickas från avdelningen till andra delar av myndigheten. Du behöver kunna sätta dig in i sakfrågor på ett övergripande sätt och ha en god kommunikativ förmåga. Det finns möjligheter att växa i rollen, så att du kan komma med egna förslag om hur arbetet kan utvecklas.

Du kommer att behöva ta många kontakter både internt och externt, så det är viktigt att vara trygg i att företräda både avdelningschefen och myndigheten.

Tjänsten är placerad på avdelningen Utveckling av hälso- och sjukvården på systemnivå. Avdelningen består av fem olika enheter inom e-hälsa och informatik, klassifikationer och terminologi, tillgänglighet och kompetensförsörjning, patientsäkerhet och kapacitetsplanering samt nära vård.

Om dig

Då du kommer ha många kontaktytor både internt och externt vill vi att du har ett professionellt, positivt och prestigelöst förhållningssätt, och kan samarbeta och skapa goda relationer. Du brinner för att skapa struktur och kan jobba både effektivt och långsiktigt. Du arbetar självständigt och kan hantera många uppgifter samtidigt. Du trivs med att ta ansvar, är bra på att ta egna initiativ och vågar fatta egna beslut. Det är viktigt att du är noggrann, stresstålig och en god kommunikatör. Vid rekryteringen kommer vi att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Vi söker dig som har

  • eftergymnasial samhällsvetenskaplig utbildning eller annan utbildning som myndigheten anser vara relevant
  • aktuell och flerårig erfarenhet av att arbeta i en liknande serviceinriktad och administrativ roll där du har stöttat chef och vid behov medarbetare
  • vana vid att i ditt arbete skapa tydlig struktur och göra en effektiv planering för dig själv och andra
  • mycket goda kunskaper i MS Office (Outlook, Powerpoint, Word och Excel) och vana att arbeta i administrativa stödsystem
  • vana vid att sammanställa texter, skriva protokoll och göra bilder i Powerpoint
  • har god vana vid att företräda gentemot externa parter
  • god kommunikativ förmåga både muntligt och skriftligt
  • goda kunskaper i svenska.

Det är meriterande om du har

  • erfarenhet från arbete inom statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet
  • erfarenhet av arbete med direkt administrativt stöd till chef (till exempel som chefsadministratör, chefssekreterare).

Bra att veta

Anställningen är en tillsvidareanställning och inleds med provanställning i sex månader. Du utgår ifrån kontoret på Västerbroplan i Stockholm, men har möjlighet att arbeta på distans upp till två dagar i veckan. Din tjänstetitel blir administratör och din placering är på avdelningen för utveckling av hälso- och sjukvården på systemnivå, enheten för avdelningschefens stöd.

För att kunna göra en rättvis och likvärdig bedömning av dig som sökande använder vi oss av urvalsfrågor. Vi ber dig därför att svara på frågorna så utförligt som möjligt så att vi kan avgöra hur väl du matchar den efterfrågade kompetensen. Vi använder oss inte av personligt brev i vårt urvalsarbete, du behöver därför inte bifoga detta. 

Om du har frågor om tjänsten, kontakta enhetschef Mattias Fredricson på Mattias.Fredricson@socialstyrelsen.se Vid frågor om rekryteringsprocessen, kontakta personalspecialist Marie Hansson på Marie.Hansson@socialstyrelsen.se. Facklig företrädare för SACO, Carl-Erik Flodmark, nås på telefonnummer 075-247 30 00. Representanter för ST/OFR nås på ST@socialstyrelsen.se

Har du skyddade personuppgifter? Kontakta angiven personalspecialist ovan.

Välkommen med din ansökan senast den 23 maj 2024.

Lön

Individuell

Lönetyp: Fast månads- vecko- eller timlön

Anställningsvillkor

Heltid/ Ej specificerat