Utredning
Start - orsaker
På arbetstagarens begäran
Då den anställde själv anser att det finns behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder bör arbetsgivaren påbörja en dialog med arbetstagaren om anledningen till behovet och vilka åtgärder som eventuellt skulle kunna bli aktuella.
På arbetsgivarens begäran
Då arbetsgivaren bedömer att det kan finnas ett behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder, som till exempel vid misstanke om missbruk eller tecken på ohälsa på grund av stress eller liknande som påverkar arbetstagarens arbetsförmåga, behöver detta utredas för att undvika en eventuell sjukskrivning.
Exempel på tidiga signaler på ohälsa är när arbetsprestationen försämras gradvis och produktiviteten minskar. Även sådant som att attityden förändras negativt av arbetet eller privatlivet kan vara tidiga signaler på ohälsa. Tidiga signaler kan också vara hög korttidsfrånvaro eller bristande koncentration som kan bero på stress, trötthet, försämrade sociala kontakter, mobbning, riskbruk av alkohol eller andra droger.
Återkommande korttidsfrånvaro
Vid återkommande korttidsfrånvaro behöver arbetsgivaren utreda om sjukdom sätter ned arbetsförmågan. Arbetsgivaren behöver också utreda om det finns ett eventuellt behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder för att minska frånvaron eller undvika en längre sjukskrivning.
Vid sjukskrivning
Vid sjukskrivning behöver arbetsgivaren utreda om sjukdom sätter ned arbetsförmågan och om det finns ett eventuellt behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder för att underlätta arbetstagarens återgång i arbete.
Utredning kring sjukdom och arbetsförmåga
Genomför personligt samtal med arbetstagaren
För att utreda orsaken till frånvaron och/eller om det finns behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder är det viktigt att arbetsgivaren har en tidig kontakt med arbetstagaren. Denna första kontakt kan ske på olika sätt och det är du som arbetsgivare som bestämmer när och hur det ska genomföras. Om arbetstagaren är helt frånvarande från arbetet kan det första samtalet ofta ske via telefon eller liknande om du som arbetsgivare anser att det är lämpligt.
Se till att du som arbetsgivare alltid personligen talar med den som blir sjukskriven. Visa intresse och undersök vad arbetsgivaren kan hjälpa till med för att den sjukskrivne ska kunna komma tillbaka till arbetet. En utebliven kontakt kan av den anställda tolkas som att arbetsgivaren inte bryr sig om i fall hen är på jobbet eller inte.
Utred om sjukfrånvaron beror på sjukdom
När en arbetstagare anmäler sjukfrånvaro behöver du som arbetsgivare först och främst utreda om frånvaron beror på sjukdom, eller ett medicinskt tillstånd som är jämställt med sjukdom. Arbetsgivaren behöver också bedöma om sjukdomen sätter ned arbetsförmågan och om arbetstagaren därmed har rätt till sjuklön. Om det finns andra skäl till att arbetstagaren frånvaroanmält sig, som exempelvis en konflikt på arbetsplatsen, privata relationsproblem eller en svår social situation är det alltså olovlig sjukfrånvaro.
Lovlig sjukfrånvaro från arbetet och därmed rätt till sjuklön förutsätter två kriterier, både att arbetstagaren har en sjukdom och att sjukdomen sätter ned arbetstagarens arbetsförmåga så att hen är förhindrad att utföra sitt vanliga, eller därmed jämförbart, arbete. Sjukdomen kan sätta ner arbetsförmågan helt eller delvis. Det är arbetsgivaren som ska bedöma detta.
Läkarintyget
Läkarintyget är en viktig del i arbetsgivarens bedömning av orsak till frånvaron, prognos om sjukfrånvarons längd och eventuella lämpliga åtgärder som kan underlätta återgång i arbete. Det är därför viktigt att det finns tillräcklig information i intyget så att arbetsgivaren har möjlighet att göra en sådan bedömning. Om det saknas uppgifter bör arbetstagaren informeras om att det inte räcker som underlag för frånvaron och bedömning av rehabiliteringsbehov. Arbetstagaren bör därför åter kontakta läkaren för att få ett mer utförligt ifyllt läkarintyg.
Vid exempelvis upprepad sjukfrånvaro eller misstanke om att frånvaron beror på något annat än en sjukdom kan arbetsgivaren, om det finns särskilda skäl för det, begära att arbetstagaren ska lämna läkarintyg eller tandläkarintyg
- från och med en tidigare dag än den åttonde i en sjukperiod eller
- från och med den första dagen av varje kommande sjukperiod under högst tolv månader (förstadagsintyg).
Med särskilda skäl avses samma grunder som Försäkringskassan tillämpar. Det innebär att åtgärden ska vara motiverad ur rehabiliteringssynpunkt eller för att kontrollera att arbetstagaren är sjuk.
Arbetsgivaren kan också begära att läkarintyg eller tandläkarintyg ska vara utfärdade av den läkare eller tandläkare som arbetsgivaren anvisar.
Frånvaron beror inte på sjukdom
Om arbetstagaren inte har en sjukdom som sätter ned arbetsförmågan är det olovlig sjukfrånvaro från arbetet. Arbetstagaren har endast rätt till sjuklön om kriterierna för sjukfrånvaro är uppfyllda.
Arbetsgivaren bör ha ett klargörande samtal med arbetstagaren där det tydliggörs att frånvaron inte är lovlig och att arbetsgivaren förväntar sig att arbetstagaren kommer till arbetsplatsen. Det bör också klargöras vilka eventuella följder en fortsatt olovlig frånvaro kan få för arbetstagarens anställning.
Arbetsgivaren bör också utreda om det är någon annan omständighet som ligger bakom frånvaron och om arbetstagaren behöver stöd på något sätt. Om det till exempel är en konflikt på arbetsplatsen som ligger bakom frånvaron behöver arbetsgivaren undersöka vad som kan göras för att underlätta för arbetstagaren att utföra sina arbetsuppgifter. Vid behov kan arbetsgivaren ta hjälp av företagshälsovården eller liknande expertstöd.
Frånvaron beror på sjukdom – utred arbetsförmåga
När arbetsgivaren har konstaterat att arbetstagaren har en sjukdom ska även en bedömning av sjukdomens påverkan på arbetsförmågan göras. Lovlig sjukfrånvaro från arbetet och därmed rätt till sjuklön förutsätter nämligen att sjukdomen sätter ned arbetstagarens arbetsförmåga så att hen är förhindrad att utföra sitt vanliga, eller därmed jämförbart, arbete. Arbetsförmågan kan vara nedsatt helt eller delvis. Det är arbetsgivaren som ska bedöma om dessa kriterier är uppfyllda. Observera att en sjukdom kan påverka arbetsförmågan i vissa arbetsuppgifter, samtidigt som det kan gå bra att utföra andra arbetsuppgifter trots sjukdomen.
Under sjuklöneperioden, det vill säga de 14 första dagarna av sjukperioden, är det arbetsgivaren som gör bedömningen om arbetstagarens sjukdomstillstånd och dess påverkan på arbetsförmågan. De första sju dagarna i sjuklöneperioden behöver arbetsgivaren oftast göra bedömningen utan att ha något ytterligare underlag som stöd än det som arbetstagaren uppger. Från åttonde dagen i sjukperioden ska arbetstagaren lämna ett läkarintyg till arbetsgivaren, vilket blir ett viktigt underlag vid dennes bedömning av frånvarogrunden och rätten till sjuklön.
Även efter sjuklöneperioden är det viktigt att arbetsgivaren löpande tar ställning till sjukfrånvarons lovlighet och ser till att få ta del av fullgod information på inlämnade läkarintyg och andra medicinska underlag.
Sjuklön betalas
För att arbetstagaren ska ha rätt till ersättning i form av sjuklön under sjuklöneperioden ska hen alltså ha en sjukdom eller ett därmed jämställt medicinskt tillstånd som sätter ned arbetsförmågan helt eller delvis i dennes ordinarie, eller därmed jämförbara, arbete. Med jämförbart arbete menas ett arbete som ger samma inkomst som det ordinarie arbetet. Det innebär att om arbetsgivaren kan erbjuda andra tillfälliga arbetsuppgifter som arbetstagaren klarar av så har denne inte rätt till sjuklön så länge hen får bibehålla sin lön. Arbetsgivaren behöver göra denna bedömning löpande under hela sjukperioden.
Utredning kring behov av arbetslivsinriktad rehabilitering
Arbetsgivaren har ansvar för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen när det gäller sådana åtgärder som kan vidtas inom eller i anslutning till den egna verksamheten. Åtgärderna ska syfta till att den anställde ska kunna fortsätta arbeta hos arbetsgivaren.
I första hand är det arbetsgivaren som ska betala eventuella kostnader som kan uppstå i samband med den arbetslivsinriktade rehabiliteringen och som inte ingår i rehabiliteringsersättningen från Försäkringskassan.
Utredning kring eventuellt behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder
När arbetsgivaren har konstaterat att frånvaron beror på en sjukdom som sätter ned arbetsförmågan behöver arbetsgivaren utreda om arbetstagaren är i behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder för att minska korttidsfrånvaron eller kunna återgå i arbete så snart som möjligt.
Arbetsgivaren bör ha en dialog med arbetstagaren kring hur hen ser på behovet och vilka åtgärder som skulle kunna vara aktuella. Det är arbetsgivaren som bestämmer vilka åtgärder som ska genomföras.
Läkarintyget är en viktig del i arbetsgivarens bedömning av eventuella lämpliga åtgärder som kan underlätta återgång i arbete. Det behöver därför finnas tillräcklig information om detta i intyget.
Vid behov kan arbetsgivaren ta stöd av företagshälsovården för att utreda om det finns behov av arbetslivsinriktad rehabilitering och vilka åtgärder som kan vara lämpliga. Om det finns oklarheter kring om eller vilka åtgärder som kan vara aktuella så kan en arbetsförmågeutredning behöva genomföras, vilket vanligen också sker via företagshälsovården.
Det finns för närvarande inte något behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder
Om arbetsgivarens utredning visar att arbetstagaren för närvarande inte har behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder avslutas rehabiliteringsutredningen. Detta bör dokumenteras och följas upp. Det är viktigt att arbetsgivaren löpande har kontakt med arbetstagaren och ser till att få ta del av tillräckligt ifyllda läkarintyg och andra medicinska underlag eftersom situationen kan förändras.
En plan för återgång i arbete ska upprättas i samråd med arbetstagaren om arbetsförmågan förväntas vara helt eller delvis nedsatt under minst 60 dagar. Planen ska vara klar senast då arbetstagaren varit sjukskriven i 30 dagar.
Om det kan antas att arbetstagarens arbetsförmåga kommer att vara nedsatt längre än 60 dagar, men det är uppenbart att hel återgång i arbete kan ske utan behov av några särskilda insatser, kan dokumentationen i planen begränsas till skälen för detta. Skulle det senare visa sig att arbetstagaren inte kan återgå i arbete utan insatser, så ska en utförligare plan tas fram så snart som möjligt.
Om arbetstagaren förväntas återgå helt i arbete inom 60 dagar räcker det att arbetsgivaren dokumenterar och följer upp detta. Om det senare visar sig att sjukskrivningen blir längre än så, ska en plan upprättas så snart det är praktiskt möjligt för arbetsgivaren.
En plan behöver inte upprättas om det på grund av arbetstagarens hälsotillstånd för tillfället inte är möjligt med återgång i arbete eller planering och genomförande av rehabiliterande åtgärder. Det räcker då att arbetsgivaren dokumenterar detta i planen. Om arbetstagarens hälsotillstånd därefter blir så bra att återgång i arbete kan vara möjligt, ska planen upprättas så snart som det är praktiskt genomförbart för arbetsgivaren.
Det finns behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder
Om utredningen visar att det troligen finns ett behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder behöver dessa planeras och genomföras tillsammans med övriga aktuella aktörer.
