Personallån

Personallån utgör ett sådant samarbete som regleras i 6 § myndighetsförordningen. Det är också ett sätt att samverka med andra myndigheter för att utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken, skapa goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet, enligt samma förordning.

Utöver att personallån svarar mot ett behov hos den inlånande myndigheten, kan personallån bidra till synen på statliga arbetsgivare som attraktiva, med goda möjligheter till utveckling. När utlånade arbetstagare kommer tillbaka till sin arbetsgivare, med ny kompetens, kan även den utlånande myndigheten berikas och utvecklas.

Vidare kan personallån ses som ett sätt att samverka och stödja varandra vid en fredstida krissituation enligt 9 § förordning (2022:524) om statliga myndigheters beredskap.

Till sist utgör personallån också ett sätt att mer ändamålsenligt nyttja statens resurser.

Observera att denna information inte avser lån mellan frivilliga medlemmar i Arbetsgivarverket eller mellan myndighet och frivillig medlem. Vid frågor, kontakta er rådgivare.

Vad är personallån?

Med personallån avses en situation där en inlånande myndighet lånar personal från en annan myndighet på hel- eller deltid och för en viss tidsperiod. Den inlånande myndigheten ersätter vanligen den utlånande myndigheten ekonomiskt för den inlånade arbetstagaren, som inom ramen för sin arbetsskyldighet utför arbete hos den inlånande myndigheten. Personallån bygger på att myndigheterna har en överenskommelse om samarbete.

Den utlånade arbetstagaren är alltså inte tjänstledig för en tidsbegränsad anställning på en annan myndighet, inte heller konsult eller att anse som uthyrd arbetskraft. Det arbete som utförs hos den inlånande myndigheten behöver därför inte föregås av vare sig rekryteringsförfarande eller upphandling och faller inte inom ramen för lagen om uthyrning av arbetstagare.

Det är inte heller fråga om sysselsättning som utgör en bisyssla. Detta innebär också att det funktionella arbetsgivarbegreppet inte påverkas av personallån.

Huvudprincipen för alla typer av personallån är att det bygger på frivillighet, även om det i och för sig kan vara möjligt att arbetsleda en arbetstagare till en annan myndighet, då personallån ska ske inom ramen för arbetsskyldigheten.

Normala omständigheter och fredstida kris

Personallån kan bli aktuellt under såväl fredstida kriser som mer normala omständigheter.

Med fredstida kriser avses situationer som avviker från det normala, som är svåra att förutse, drabbar många människor och stora delar av samhället, hotar grundläggande värden eller innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarlig störning. Det avgörande är att störningen inte kan hanteras enskilt av ordinarie organisation, utan kräver stöd eller samordnade och skyndsamma åtgärder från flera aktörer. Exempel på sådana situationer är omfattande bränder, stora migrations-strömmar och pandemier.

Fredstida kris ska inte förväxlas med höjd beredskap.

Oavsett om personallån sker under fredstida kriser eller under mer normala omständigheter gäller samma regelverk och förutsättningar.

Förberedelser inför personallån

För att underlätta personallån, framförallt vid fredstida kriser, är det bra om myndigheterna har förberett sig.

Ansvaret för personallån

Det bör vara tydligt, internt och externt, vem inom organisationen som kontaktar andra myndigheter och vem andra myndigheter ska kontakta för att undersöka möjligheten att komma överens om personallån. På samma sätt bör det vara tydligt vem som har mandat att ingå överenskommelse om personallån samt besluta om personallån.

Inventera kompetenser

Vidare bör myndigheterna inventera vilka kompetenser som kan behöva lånas in och vilka kompetenser som man kan bistå andra myndigheter med. Denna inventering kan ingå som en del i planeringen av den strategiska kompetensförsörjningen och innebär samtidigt att man, i enlighet med 7 § förordning (2022:524) om statliga myndigheters beredskap, gör en behovsanalys av vilka personella resurser som krävs för att hantera kriser och av överenskommelser med andra aktörer om att begära eller ta emot förstärkning vid kriser.

Rutiner för att ta emot personal

Därtill behöver man se över rutinerna för att ta emot inlånad personal. Det kan gälla behov av lokaler, arbetsplatser, arbetsredskap, teknisk utrustning och behörighetsfrågor, men också vem som sköter kontakterna myndigheterna emellan under pågående personallån avseende semester, övertid och arbetsmiljö.

Av rutinerna bör det också framgå hur samverkan ska gå till i samband med personallån, såväl vid in- som utlån; räcker det att rutinerna är samverkade eller ska samverkan ske i samband med varje beslut om personallån? Om man vill göra avsteg från 11 § MBL eller eventuellt samverkansavtal, behöver den alternativa ordningen samverkas och enighet i frågan föreligga. Dokumentation från sådan samverkan ska finnas och kan biläggas till rutinerna.

Identifiera myndigheter att samarbeta med

Man bör också identifiera vilka myndigheter som kan vara lämpliga att samarbeta med. Det kan till exempel vara myndigheter som ligger geografiskt nära, som man brukar samarbeta med, som har liknande uppgifter eller där medarbetarna har liknande kompetens.

Samarbetsöverenskommelse mellan myndigheter

För att kunna låna personal av varandra behöver myndigheterna ingå en överenskommelse om personallån. Av överenskommelsen bör syftet med personallån framgå. För att vara väl förberedd för personallån kan överenskommelse ingås för framtida bruk. Den kan dock behöva justeras, till exempel när det gäller syftet, när det väl blir aktuellt med personallån. Detta gäller särskilt under fredstida kriser som av naturliga skäl är svåra att förutse.

• Myndigheterna behöver komma överens om hur kostnader för lön och sociala avgifter, övertidsersättning, traktamente med mera ska fördelas och när de ska faktureras. Kostnaderna kan beräknas enligt överenskommen schablon eller motsvara faktiska kostnader. Lön och därmed sammanhängande ersättningar till den utlånade arbetstagaren ska dock utgå från arbetsgivaren (den utlånande myndigheten).
• Vidare behöver myndigheterna komma överens om vem som står för kostnader för utgifter och resor samt vem som ansvarar för lokaler och arbetsutrustning. Vanligen gör den inlånande myndigheten detta.
• Av överenskommelsen bör framgå att utlånad personal omfattas av den utlånande myndighetens centrala och lokala kollektivavtal och ska sysselsättas inom ramen för sin arbetsskyldighet.
• Vidare bör det framgå att utlånad personal ska anmäla sjukfrånvaro eller ansöka om annan ledighet till sin arbetsgivare (den utlånande myndigheten), men också informera den inlånande myndigheten om sjukfrånvaron/ledigheten.
• Av överenskommelsen ska också framgå att den utlånande myndigheten (arbetsgivaren) har det övergripande arbetsmiljöansvaret, det vill säga planering före lånet vad avser val av arbetsplats och uppgifter samt uppföljning under och efter utlånet.
• Därtill bör det framgå att det är utlånande myndighet, som efter samråd med inlånande myndighet, betalar sjuklön, ansvarar för rehabilitering och anmäler såväl sjukfrånvaro som arbetsskada till Försäkringskassan. Däremot är det den inlånande myndigheten som har det dagliga arbetsmiljöansvaret, vilket innebär en skyldighet att vidta samma skyddsåtgärder för den inlånade personalen som för sina arbetstagare.
• Myndigheterna bör också reglera giltighetstid, hur överenskommelsen kan upphöra och hur pågående personallån kan upphöra.

Inför beslut om personallån behöver en lämplighetsprövning göras

Inför beslut om personallån behöver framför allt den inlånande myndigheten, men även den utlånande, göra en lämplighetsbedömning. I denna bedömning ingår olika frågor.

Syftet med personallån

Den första frågan att ta ställning till är vad som är syftet med personallånet. Syftet ska ha sin grund i faktiska omständigheter som går att visa. Under fredstida kriser är syftet troligen enkelt att identifiera. Men under normala omständigheter kan syftet vara att tillgodose ett kortsiktigt behov av kompetens eller tillgodose behov av kompetens som det råder brist på.

Det kan också handla om att täcka ett behov under tiden som den inlånande myndigheten rekryterar.

Syftet kan även vara att samarbeta för att behålla viss kompetens på orten eller i regionen, att bidra till kompetensutveckling till gagn för såväl utlånande myndighet som enskild medarbetare eller i omställningssyfte.

Allmänhetens förtroende

Det är viktigt att myndigheter välkomnar kompetens från hela arbetsmarknaden genom transparanta rekryteringsförfaranden, såväl för den statliga kompetensförsörjningen som för att upprätthålla förtroendet för att statliga anställningar tillsätts på sakliga grunder. Personallån får därför inte pågå för länge.

Den inlånade arbetstagaren får av samma skäl inte utför arbetsuppgifter utom ramen för arbetsskyldigheten. Personallånet kan annars betraktas som en ny anställning hos den inlånande myndigheten. En ny anställning ska föregås av ett öppet rekryteringsförfarande enligt anställningsförordningen och förutsätter ett beslut om anställning som utgår från reglerna om förtjänst och skicklighet och som kan överklagas.

Normalt upp till sex månader

Utgångpunkten är att ett personallån i normalfallet kan pågå i upp till sex månader på heltid, med eventuell möjlighet till förlängning. Sker personallånet på deltid kan det pågå längre tid.

Om behovet redan vid lånetillfället kan bedömas vara längre än sex månader bör personallån inte aktualiseras. Det kan dock finnas undantag från denna huvudregel, till exempel om en rekrytering bedöms ta längre tid och behovet av kompetens är överspelat när en eventuell rekrytering är färdig.

Ett personallån kan förlängas med upp till sex månader. Det är dock viktigt att inte automatiskt besluta om förlängning med sex månader, utan att det först görs en bedömning av hur långvarigt det faktiska behovet är.

Arbetsskyldighetens ram

Frågan om vad som ryms inom arbetsskyldighetens ram är inte bara viktig utifrån reglerna om förtjänst och skicklighet, utan också utifrån arbetstagarens perspektiv.

Den utlånade arbetstagaren ska under personallånet fortsätta att omfattas av de kollektivavtal, både de centrala och de lokala, som arbetsgivaren (utlånande myndighet) är bunden av.

Vidare är arbetstagaren inte skyldig att underkasta sig förändrade arbetstider eller arbete på en ort som inte ligger på bekvämt pendlingsavstånd.

Ramen för arbetsskyldigheten bestäms, som vid arbetsledningsbeslut, av den så kallade 29/29-principen och anställningen får inte förändras i grunden. Detta hindrar inte att andra arbetsuppgifter, än dem som den inlånade arbetstagaren annars utför, kan rymmas inom ramen för arbetsskyldigheten. Avgörande är att den inlånade arbetstagaren har rätt kompetens och att uppgifterna inte väsentligen skiljer sig åt vad gäller komplexitet, svårighetsgrad och ansvar.

Förtroendeskada och jäv

Vidare är det viktigt att fundera över om personallånet kan orsaka någon förtroendeskada eller jävssituation, antingen i den inlånande myndighetens verksamhet eller när den utlånade arbetstagaren kommer tillbaka till sin arbetsgivare. Det är till exempel olämpligt med personallån mellan myndigheter där den ena myndigheten granskar den andra. Det kan leda både till förtroendeskada, jävsproblematik och svårigheter kopplade till reglerna om offentlighet och sekretess.

Vidare måste den inlånande myndigheten beakta om den inlånade arbetstagaren har bisysslor. Sådana bisysslor kan vara förenliga med anställningen hos den utlånande myndigheten, men i förhållande till den inlånande myndighetens verksamhet anses vara förtroendeskadliga enligt 7 § LOA.

Sekretess, myndighetsutövning och säkerhetskänslig verksamhet

Det finns inget som hindrar personallån på grund av att uppgifterna hos den inlånande myndigheten omgärdas av sekretessbestämmelser, utgör myndighetsutövning eller utgör säkerhetskänslig verksamhet. Det kan dock påverka bedömningen av om personallån är lämpligt.

Sekretess

Inlånad personal omfattas av samma regler i offentlighets- och sekretesslagen som arbetstagarna hos den inlånande myndigheten. Det ställer stora krav på den enskilda och är något att väga in vid lämplighetsbedömningen som föregår personallånet.

Myndighetsutövning

Inlånad personal kan ägna sig åt myndighetsutövning hos den inlånande myndigheten. Detta förutsätter att den inlånade arbetstagaren kan anses delta i den inlånande myndighetens verksamhet, står under den inlånande myndighetens arbetsledning och utför uppgifter som vanligen ankommer på den inlånande myndighetens anställda. Detta manifesteras lämpligen genom att den inlånande myndigheten förordnar den inlånade arbetstagaren att utföra arbetsuppgifter som omfattas av myndighetsutövning.

Det är också viktigt att det utifrån uppfattas som att den inlånade arbetstagaren arbetar för den inlånande myndigheten.

Säkerhetskänslig verksamhet

Om den inlånade arbetstagaren ska utföra arbetsuppgifter i säkerhetskänslig verksamhet behöver hen genomgå en säkerhetsprövning. Detta gäller även om den aktuella arbetstagaren redan är säkerhetsprövad av sin arbetsgivare och placerad i säkerhetsklass.

Säkerhetsprövningen genomförs av inlånande myndighet. Detta kan ta så lång tid att behovet inte längre kvarstår när säkerhetsprövningen är genomförd.

Om personallån trots detta blir aktuellt ansvarar den inlånande myndigheten för uppföljande säkerhetsprövning under den tid personallånet pågår samt avslutande samtal. Inlånande myndighet ska dokumentera uppgifter som kommit fram vid säkerhetsprövningen och som behövs för att kunna följa upp säkerhetsprövningen under den tid som arbete utförs i den säkerhetskänsliga verksamheten.

Om det under säkerhetsprövningen framkommer uppgifter som arbetsgivaren (den utlånande myndigheten) kan ha ett intresse av att känna till ur säkerhetsskyddssynpunkt, omfattas denna information troligen av sekretess. När den utlånade arbetstagaren kommer tillbaka till den utlånande myndigheten rekommenderas därför, i de fall personen i fråga även där deltar i säkerhetskänslig verksamhet, en omprövning av arbetstagarens lämplighet.

Om personallån blir aktuellt för säkerhetskänslig verksamhet behöver inte något säkerhetsskyddsavtal ingås myndigheter emellan eftersom det inte anses vara anskaffning av en sådan tjänst som avses i 4 kap. 2 § säkerhetsskyddslagen.

Påverkan på den utlånande myndigheten

Inom ramen för lämplighetsbedömningen bör den utlånande myndigheten också beakta hur utlånet kommer att påverka den egna myndighetens verksamhet och måluppfyllelse. Att den egna verksamheten påverkas är troligen oundvikligt. Det är därför bra om man är tydlig och transparant med sina prioriteringar och som en del i resultatredovisningen och årsredovisningen redogör för hur utlån påverkat myndighetens möjlighet att fullgöra sina egna uppgifter.

Eventuella nackdelar behöver vägas mot de fördelar som personallånet kan bidra med till den egna verksamheten, den enskilda arbetstagaren, men också staten som helhet.

Myndigheterna har ett större ansvar att bistå varandra under fredstida kriser än under normala omständigheter. Likaså har stora myndigheter ett större ansvar än små att bidra till personallån.

Beslut om personallån

Om man bedömer att personallån är lämpligt behöver arbetsgivaren (utlånande myndigheten) besluta om utlån i varje enskilt fall. Av beslutet bör följande framgå:

• syftet med personallånet,
• hur länge det kommer att pågå och hur det kan upphöra i förväg,
• vad den utlånade arbetstagaren förväntas göra hos den inlånande myndigheten,
• information om vad som gäller avseende sekretess, myndighetsutövning och arbetsmiljöansvar,
• i vilka frågor den utlånade arbetstagaren ska vända sig till den inlånande myndigheten, respektive arbetsgivaren (den utlånande myndigheten), och till vem, samt
• hur de erfarenheter och kunskaper som den utlånade arbetstagaren fått under utlånet är tänkta att tas om hand av arbetsgivaren (den utlånande myndigheten). Detta är särskilt viktigt om utlånet skett i kompetensutvecklingssyfte.

Det är också bra om det av beslutet framgår om utlånet bygger på frivillighet eller sker mot arbetstagarens vilja.

Den utlånade arbetstagaren bör få en kopia av beslutet så att hen är informerad om vad som gäller.

Straffrättsligt och skadeståndsrättsligt ansvar

En inlånad arbetstagare är underkastad samma straffrättsliga och skadeståndsrättsliga ansvar som när hen utför arbete hos sin arbetsgivare.

• Brott som kan aktualiseras är tjänstefel, brott mot tystnadsplikt och brott mot regler om muta.
• Med arbetstagare avses i skadeståndslagen även inlånad personal. Den inlånade arbetstagaren omfattas därför av arbetstagarens skadeståndsansvar enligt 4 kap. 1 § skadeståndslagen, för skada som orsakats i arbetet. Detta ansvar aktualiseras dock ytterst sällan. Skador som orsakas av den inlånade arbetstagaren svarar därför normalt den inlånande myndigheten för enligt tillämpliga bestämmelser i skadeståndslagens tredje kapitel.

Arbetsrättsliga åtgärder

Det är arbetsgivaren (den utlånande myndigheten) som beslutar om disciplinpåföljd eller åtalsanmälan enligt LOA, uppsägning eller avskedande enligt LAS, för ageranden som en utlånad arbetstagare gjort sig skyldig till hos den inlånande myndigheten. För att den utlånande myndigheten ska kunna göra en korrekt bedömning är det viktigt att den inlånande myndigheten bidrar med uppgifter om vad som inträffat. Om uppgifterna omgärdas av sekretess kan sekretessen eventuellt brytas enligt 10 kap. 18 § OSL.